Langkah-langkah dalam melakukan verval SP melalui Layanan EMIS adalah sebagai berikut :
A. Tahap Persiapan Dokumen dan Data
Sebelum Anda melakukan Verval SP melalui Layanan EMIS secara online, terlebih dahulu Anda persiapkan beberapa dokumen berikut ini; diantaranya adalah :
- Surat Tugas sebagai operator EMIS untuk Tahun Pelajaran 2016/2017, file di-scan dalam format pdf dengan ukuran maksimal 200 kb.
- Scan SK Pendirian Madrasah;
- Scan Ijin Operasional Madrasah;
- Scan Piagam Akreditasi;
- Scan SK Menkumham;
- File scan haruslah berasal dari dokumen yang asli (bukan fotokopi)
- untuk nomor 2 sampai dengan nomor 5, file di-scan dalam format jpg, png, gif atau bmp; masing-masing dengan ukuran maksimal 200 kb.
Dari dokumen-dokumen di atas, catatlah nomor SK dan tanggal SK yang terdapat pada SK Pendirian Madrasah, Ijin Operasional, Akreditasi maupun SK Menkumham sebagaimana yang tertulis pada contoh gambar 1 - 4 di bawah ini:
B. Tahapan Verval SP EMIS
Setelah data dan file dokumen telah siap serta SK Operator telah diperbaharui, maka ketika Jadwal Verval SP telah tiba, maka segeralah untuk melakukan verifikasi dan validasi satuan pendidikan atau lembaga madrasah Anda sesuai dengan urutan langkah berikut ini :
1. Update Data Pokok Lembaga serta Peta Lokasi Madrasah
- Buka situs Emis SDM di alamat http://emispendis.kemenag.go.id/emis_sdm/ dan masukkan email dan password yang Anda miliki, kemudian klik Sign In atau tekan enter.
- Jika sudah berhasil login, maka Anda akan muncul penampakan seperti gambar di bawah ini :
- Jika sudah muncul gambar sebagaimana di atas, mulailah proses verval SP ini dengan terlebih dahulu melakukan update data peta lokasi Madrasah Anda dengan cara menempatkan balon berwarna merah tepat ke lokasi madrasah.
- Bagi Anda yang sudah pernah melakukan update spasial pada saat melakukan verval NPSN di akun http://vervalsp.data.kemdikbud.go.id/, maka kami yakin Anda tidak akan menemui kesulitan untuk melakukan update data peta lokasi madrasah di akun emis sdm ini; hal ini dikarenakan cara yang digunakan pada prinsipnya sama. Usahakan pada saat penempatan balon yang berwarna merah pada peta lokasi madrasah ini menghasilkan titik koordinat yang sama antara yang di kemendikbud maupun yang terdapat di akun emis.
- selanjutnya lakukan update data pokok lembaga dengan cara klik menu Verval Lembaga dan isikan sebagaimana contoh gambar di bawah ini :
- Yang perlu diperhatikan dalam pengisian Verval Lembaga adalah bahwa nama RA/Madrasah yang dipakai adalah nama yang sesuai dengan ijin operasional (Ijop) lembaga yang dikeluarkan oleh Kementerian Agama yang berlaku sampai saat ini.
- Verval Lembaga terdapat 2 kolom, yakni nama lama adalah Nama lembaga yang terdapat pada Emis tahun berjalan.
- Nama baru adalah nama madrasah yang sesuai dengan Ijin Operasional masing2 karena legal formal sebuah madrasah dibuktikan dengan Ijin Operasional tersebut.
2. Update Data SK Pendirian Madrasah
Setelah melakukan updating data pokok lembaga serta peta lokasi madrasah selesai, maka langkah selanjutnya adalah melakukan updating data terkait dengan Ijin Pendirian Madrasah.
Pada tahap ini, perhatikan contoh SK Pendirian Madrasah yang ada pada Gambar 1 dan selanjutnya isikan Nomor SK serta Tanggal SK yang sudah Anda persiapkan sebelumnya, lalu isikan sebagaimana contoh di bawah ini :
- Klik menu Piagam
- Isi data sesuai dokumen yang Anda miliki
- upload file yang sudah dipersiapkan
- tunggu sampai file selesai diupload
- klik simpan
3. Update Data SK Operasional Madrasah
Pada tahap ini, perhatikan contoh SK Ijin Operasional Madrasah yang ada pada Gambar 2 dan selanjutnya isikan Nomor SK serta Tanggal SK yang sudah Anda persiapkan sebelumnya, lalu isikan sebagaimana contoh di bawah ini :
- Klik menu Ijin Operasional
- Isi data sesuai dokumen yang Anda miliki
- upload file yang sudah dipersiapkan
- tunggu sampai file selesai diupload
- klik simpan
4. Update Data SK Piagam Akreditasi
Pada tahap ini, perhatikan contoh SK Piagam Akreditasi yang ada pada Gambar 3 dan selanjutnya isikan Nomor SK serta Tanggal SK yang sudah Anda persiapkan sebelumnya, lalu isikan sebagaimana contoh di bawah ini :
- Klik menu SK Akreditasi
- Isi data sesuai dokumen yang Anda miliki
- upload file yang sudah dipersiapkan
- tunggu sampai file selesai diupload
- klik simpan
Catatan : Apabila RA atau Madrasah Anda belum terakreditasi, maka biarkan kolom ini kosong
5. Update Data SK Kemenkumham yang dimiliki
Ketentuan terbaru telah mengatur bahwa semua Yayasan Penyelenggara Pendidikan wajib memiliki SK Kemenkumham. Bagi lembaga madrasah yang didirikan oleh yayasan dan belum memiliki SK Kemenkumham ini, maka diwajibkan untuk segera mengurus; dan apabila sampai batas waktu yang ditentukan untuk pelaksanaan Verval SP Emis, sementara SK Kemenkumham masih dalam proses pengurusan, maka bisa melampirkan Surat keterangan dari Notaris.
Pada tahap ini, perhatikan contoh SK Kemenkumham yang ada pada Gambar 4 dan selanjutnya isikan Nomor SK serta Tanggal SK yang sudah Anda persiapkan sebelumnya, lalu isikan sebagaimana contoh di bawah ini :
- Klik menu SK Kemenkumham
- Isi data sesuai dokumen yang Anda miliki
- upload file yang sudah dipersiapkan
- tunggu sampai file selesai diupload
- klik simpan
B. Tahap Konfirmasi
Tahap Konfirmasi merupakan tahap akhir dalam sebuah proses verifikasi dan validasi yang telah Anda lakukan. Untuk itu, sebelum melakukan konfirmasi, terlebih dahulu cek dan teliti sekali lagi semua data yang telah Anda masukkan. Pastikan bahwa semua data yang telah Anda masukkan sudah benar dan valid dan manakala Anda sudah merasa yakin benar dan valid, barulah Anda klik menu Konfirmasi yang ada di sebelah kanan atas.
Dengan melakukan konfirmasi, maka semua data yang telah Anda masukkan terkait Verval SP ini akan terkirim ke servet pusat dan setelah itu biasanya akses Anda akan tertutup sehingga tidak akan bisa melakukan perbaikan data lagi. Oleh karenanya kami sarankan agar jangan sekali-kali menekan menu Konfirmasi kalau memang Anda belum benar-benar yakin.
